Επιλογή και εκκαθάριση αρχείων
Τμήμα Συγχρόνων Αρχείων
Οι αρμοδιότητες του Τμήματος είναι οι ακόλουθες:
α/ Η επισήμανση και απογραφή των αρχείων των υπηρεσιών του δημόσιου τομέα και η εποπτεία των ενεργών αρχείων για την πρόληψη απωλειών και καταστροφών δημοσίων εγγράφων
β/ Η παρακολούθηση των εκκαθαρίσεων των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών και η μέριμνα για την εισαγωγή των διατηρητέων αρχείων στα ΓΑΚ
γ/ Η μέριμνα για την έκδοση προεδρικών διαταγμάτων κατά το άρθρο 41, παρ.2
δ/ Η συνεργασία με τους υπαλλήλους-συνδέσμους που ορίζουν οι αρμόδιες υπηρεσίες παραγωγής εγγράφων
H ελληνική νομοθεσία για την επιλογή & εκκαθάριση αρχείων
 |
Ν. 1946/1991, Γενικά Αρχεία του Κράτους και άλλες διατάξεις |
|
ΠΔ 162/1979, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών |
|
ΠΔ 768/1980, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των ΝΠΔΔ |
|
ΠΔ 87/1981, Περί εκκαθαρίσεως των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών & ΝΠΔΔ |
|
ΠΔ 480/1985, Εκκαθάριση των αρχείων των ΟΤΑ και των ιδρυμάτων, ΝΠΔΔ και συνδέσμων αυτών |
|
Ν.2539/1998, Συγκρότηση της Πρωτοβάθμιας Τοπικής Αυτοδιοίκησης |
(ειδικά νομοθετήματα)
|
Υπουργείο Παιδείας (ΠΔ 899/1980) |
|
Υπουργείο Δημόσιας Τάξης (ΠΔ 245/1997) |
|
Υπουργείο Οικονομικών (ΠΔ 276/2000) |
|
Υπουργείο Γεωργίας (ΠΔ 365/1981) |
|
Υπουργείο Ανάπτυξης/Εμπορίου (ΠΔ 397/1988, ΠΔ 27/1996) |
|
Υπουργείο Δικαιοσύνης (ΠΔ 552/1978) |
|
Νοσοκομεία (ΠΔ 1258/1981) |
|
Ασφαλιστικοί Οργανισμοί (ΠΔ 128/1986, ΠΔ 948/1977) |
|
Οργανισμοί Τοπικής Αυτοδιοίκησης (Ν. 2539/1997) και |
|
Δικαστήρια (ΒΔ 120/1966) |
Επιλογή & εκκαθάριση των αρχείων των δημοσίων υπηρεσιών Στάδια της διαδικασίας επιλογής & εκκαθάρισης αρχείων (από την πλευρά των ΓΑΚ)
Η κωδικοποιημένη παρουσίαση των βασικών σταδίων της διαδικασίας εκκαθάρισης και επιλογής ενός δημόσιου αρχείου στα ΓΑΚ είναι η εξής:
|
Επισήμανση αρχείων |
|
Πρόσκληση των ΓΑΚ |
|
Αυτοψία |
|
Επιλογή & εκκαθάριση του αρχειακού υλικού |
|
Πρωτόκολλο παράδοσης-παραλαβής αρχείου |
|
¶δεια Καταστροφής αρχειακού υλικού |
Κατηγορίες αρχείων
|
Διηνεκούς υπηρεσιακής χρησιμότητας |
|
Ανενεργά |
|
Ημιενεργά |
|
Ενεργά |
Η εκκαθάριση των αρχείων (Η διαδικασία από την πλευρά των Δημοσίων Υπηρεσιών)
Η εκκαθάριση τω αρχείων αποτελεί μια από τις σημαντικότερες παραμέτρους της διαχείρισης των αρχείων των Δημοσίων Υπηρεσιών.
Η ορθολογική οργάνωση και διαχείριση των δημόσιων αρχείων συμβάλλει:
|
Στην αποτελεσματικότερη και αποδοτικότερη λειτουργία της Διοίκησης |
|
Στην ταχύτερη εξυπηρέτηση των πολιτών |
|
Στη διευκόλυνση της εργασίας των υπαλλήλων με τον εύκολο εντοπισμό των ζητούμενων εγγράφων |
|
Στη διασφάλιση από αλλοιώσεις ή καταστροφές χρήσιμων ή εμπιστευτικών εγγράφων |
|
Στην εξοικονόμηση χώρων |
|
Στην καλύτερη αξιοποίηση του προσωπικού |
Ποιοι υποχρεούνται σε εκκαθάριση των αρχείων τους
1. Οι Δημόσιες Υπηρεσίες (Κεντρικές & Περιφερειακές)
2. Οι Περιφέρειες
3. Τα Ν.Π.Δ.Δ.
4. Οι Ο.Τ.Α.
Χρόνος διεξαγωγής των εκκαθαρίσεων
Το πρώτο τρίμηνο κάθε έτους (έτσι αποφεύγεται η συσσώρευση και αλλοίωση του αρχειακού υλικού) |
